こんにちは。提唱者からんです。
私、仕事でペーパーレス化を頑張っていたけど、心折れました
最初は良かったんです
ファイル名やフォルダ名を分かりやすく探しやすくなるように工夫して、実際に2年前と比較すると、かなり使いやすくなりました
私なりによく改善ができたと思います
でも新たな問題が発生、、
スピード感を持って仕事ができないんです！！！
まさかの落とし穴
例えば、突然電話がかかってきて案件の進捗を聞かれたり、作業の説明を求められたときにスムーズに対応ができないんです
情報はパソコンの中で整理しているので、探すことはできますが、電話がかかってきたことで緊張感が走り
相手を待たせていることの不安が思考の半分を占める状況で、スムーズに情報を引っ張り出すことができません
可能な限り、データの階層は浅くしているのですが、上手く文字を認識できないぐらい集中できなくなります
全てをペーパーレス化したことで、逆に作業効率が悪くなった
前項で話したように、可能な限り、データの管理階層を浅くしても、緊張感が走る中ではスムーズに情報を引っ張り出すことができず、もたつきます
そもそも、私がペーパーレス化に力を入れたのは、YouTubeでデスク周りに何も置かないで仕事に集中する人をみたことがきっかけでした
しかし、どんなに頑張っても自分自身の精神的な改善ができない限り、これ以上の作業効率は見込めないと感じました
また、私が現在抱えているプロジェクトは4つあり、更にプロジェクトそれぞれ対して3種類の業務を担当しています
正直、私には種類が多すぎて、いろんなところから問い合わせが来ると、開くファイルも増えて、仮想デスクトップを増やしても、頭がごちゃごちゃで定期的にパンクして、フリーズします、、
結局、プリンター購入
もう無理だと感じて、プリンターを購入することにしました
プリンターを導入して感じたことは「凄く安心する」です
全ての情報を印刷すると、身の回りがゴチャついてしまうので、印刷するものをできるだけ最低限にしました
- チェックするもの
- 何ヶ月も追いかけが必要な案件の情報
- 月に一回以上のペースで作業をするものの手順書
①は画面上のチェックをしたあとに、再度印刷してチェックをしたら、何度も見落としに気づいたので、印刷をするようになったことで、ミスが減りました
②は電話がかかってきても、ほぼワンアクションで必要な情報を引っ張り出すことができるようになって、かなりの安心感がうまれました
③は複数の作業をしていると、作業の切り替え時に集中が途切れ、上手く頭が回らなくない状況でも、すぐに取り出せて、手元で簡単に手順の全体が確認できるので、脳の負担が減らせているように感じます
これで、自分に合ったやり方が決まった！
と言いたいところですが、
今回のように決めたルールであっても、日々業務をおこなう中で「時間がかかるなぁ」とか「不便だなぁ」と感じるところは必ず出てきます
だから今回決めたルールがずっと続くものだとは思わず、状況に合わせて柔軟にゆるゆると対応していきたいなと思います
私の理想は、ペーパーレスしたスッキリしたデスクだったけど、安心する心地よさがあったのは、必要な情報が手元にあって、ミスを見落とさない環境だった
理想が必ずしも、自分の正解とは言えないですね
ここまで読んでくださったあなたは仕事をする上で、どんなことを意識したり、優先に考え取り組んでいるでしょうか？
当たり前ですが、業種や会社の立場によって異なるかと思います
私は「仕事のミスが減る」「すぐに対応ができる」「情報が整っている」ことを意識したり、優先に考えています
でもある日、何も頑張りたくない！考えたくない！と感じる時もあります
そんなときは、頑張ることを諦めます
(もぅ、流れに身を任せよう、、)って
すると、また徐々に自らの意思でもう一度、仕事に向き合ってみようかなという気持ちになります
自分のために脳や体を休めることも大事なことです
頑張りつつも
5分でもいいから外部的な情報から離れて自分をいたわる時間を作る生活を送りたいものです
以上、提唱者からんでした！
最後までお付き合いありがとうございました
また次回の記事でお会いしましょう
ばいばい！
