こんにちは。提唱者からんです。
「在宅ワーク、なんだか仕事がモヤモヤする…」「これで合ってるかな？」「あの人、今何してるんだろう？」
オフィスなら「ちょっといい？」と声をかければすぐに解決するのに、在宅だと連絡するのも億劫に感じませんか？知らず知らずのうちに、こうした小さな不安や疑問が積もり積もって、大きなストレスになったり、時にはトラブルに発展したりすることもありますよね。
もし、そんな悩みを「ゼロ」にできる魔法のテクニックがあるとしたら？
この記事でご紹介する「先回り共有」というシンプルなマインドセットと実践術を身につければ、在宅ワークが劇的にスムーズになり、チームとの連携もグッと強固になります。あなたの仕事の質が向上し、もっとストレスフリーに働けるようになるはずです。
なぜ今、「先回り共有」が必要なのか？在宅ワークの落とし穴
「在宅ワークになってから、どうも仕事がやりにくい…」そう感じているなら、それはあなたのせいではありません。
在宅ワークには、オフィスにはない「見えない壁」が存在するからです。
在宅ワーク特有のコミュニケーション課題
オフィス勤務では、何か困っていれば、さっと声をかけて助けを求めることも簡単です。しかし在宅ワークでは、物理的な距離があるため、そうした非言語的な情報がほとんど手に入りません。この「見えない」状況が、私たちにさまざまなコミュニケーション上の課題をもたらします。
- 相手の状況が見えない不安とためらい
「今、忙しいかな？」「会議中かな？」「もうすぐ休憩に入る頃だろうか？」など、相手の状況が分からないために、メッセージを送るタイミングを迷ってしまい、結局連絡をためらってしまうことがあります。オフィスで当たり前だった「察する」ことができないため、気軽に話しかけるハードルが上がり、必要な情報連携が滞りがちになります。 - チャット疲れと情報整理の負担
「このメール、どういう意味？」「結局何が言いたいの？」「このメッセージへの返信、どうしよう…」と、短いメッセージのやり取りが何度も続き、気がつけばチャットツールには膨大な量の履歴が流れています。後から「あの情報、どこに書いてあったっけ？」と見返すのも一苦労。内容によっては、同じことを何度も確認する羽目になったりすることも、多くの人が経験する「チャット疲れ」の典型です。 - 「回答待ち」による業務ストップの無駄
「あの返事、まだかな…」「返事がないと次の作業に進めない…」と、相手からの連絡を待つ間に自分の作業がストップしてしまうことはありませんか？オフィスなら席を立って数分で済むような確認が、在宅だと相手がメッセージに気づかなかったり、別の作業に集中していたり、あるいは打ち合わせ中だったりといった理由で、返信が半日以上かかったりすることも珍しくありません。この「回答待ち」の時間は、本来はもっとスムーズに進むはずだった業務フローを滞らせる、大きな「時間と機会の無駄」になってしまうのです。
「先回り共有」しないとどうなる？具体的な3つのリスク
コミュニケーションの課題を放置し、「先回り共有」をしないままだと、あなたの仕事、そしてチームにこんな悪影響が出てきます。
- 業務スピードがガクッと落ちる
相手からの返事を待つ時間が長引くと、あなたの作業はそこで止まってしまいます。「もし早めに質問しておけば…」と後悔することもあるでしょう。結果的に、本来ならサクサク進むはずの業務が、なかなか進まなくなってしまうんです。 - 気づけば「認識のズレ」だらけ
自分が今どんな業務を、どんなペースで進めているかを伝えていないと、思わぬところで「認識のズレ」が生まれます。最悪の場合、チームの誰かがあなたと同じ作業を重複して進めてしまうことも。これは、時間の無駄遣いになるだけでなく、同じ内容のメールを複数送ってしまい、お客様に迷惑をかけることにもなりかねません。 - 締め切り直前に「まさかのトラブル」
もしあなたが事前に状況を共有していれば、問題点に誰かがもっと早く気づき、対処できたかもしれません。しかし、共有がないと、問題が表面化するのはいつも「締め切りギリギリ」。対処する時間が足りなくなり、最悪の場合は、誰にも助けを求められず、一人で抱え込んでしまう「孤立無援」の状態に陥るリスクもあります。
「不安ゼロ」の秘密！心を動かす「先回り共有」の心理学
「先回り共有」は、単なる情報伝達のテクニックではありません。それは、人の心を理解し、良好な関係性を築くための「マインドセット」です。
実は、この行動には科学的な裏付けがあるんです。
予測可能性がもたらす安心感
私たちは、未来が予測できないことに対して、漠然とした不安やストレスを感じやすい生き物です。例えば、テストの範囲が不明だと不安になりますが、範囲が分かれば対策が立てられますよね。これと同じで、相手の状況が「予測可能」になると、人は安心し、効率的に動けるようになります。
あなたが「〇〇の件、来週確認させてください」と事前に伝えておけば、相手は「ああ、来週の話だな」と心づもりができます。急な割り込みではないため、今集中している作業を中断する必要がなくなり、「思考の分断」という無駄なエネルギー消費を防げるのです。
「助けたい」を引き出す返報性の原理
あなたは、誰かに親切にされたら「お返ししたい」と感じませんか？これは、人間が持つ「返報性の原理」という心理です。
あなたが相手に「先回り共有」という配慮をすることで、相手は「自分のことを気遣ってくれている」と感じます。その感謝の気持ちから、「この人の力になりたい」「自分も協力したい」という自発的な助け合いの気持ちが芽生えるのです。
また、「急ぎではないので、ご都合の良い時で構いません」といったメッセージは、相手の「自律性」を尊重します。自分のペースで対応できることで、相手は「やらされ感」ではなく、「自分で選択した」という気持ちになり、より協力的な姿勢になりやすいのです。
今日からできる！「不安ゼロ」先回り共有の具体ステップ
さあ、いよいよ「先回り共有」の具体的な実践方法です。難しいことは何もありません。
いつものコミュニケーションに、ちょっとした工夫を加えるだけです。
使うツールは？チャットがメイン、電話は補足に
基本的には、普段使っているチャットツール（Slack、Teams、Chatworkなど）でOKです。電話は、緊急時や、メインの会話のついでに「補足」として活用しましょう。
電話だと相手の時間を奪う可能性がありますが、「ちょっと言い忘れたことがあって…」というニュアンスで伝えることで、相手の負担を減らせます。
何を、いつ、どう伝える？具体的な実践例
共有する情報は、あなたの仕事がスムーズに進むために「相手に知っておいてほしいこと」に絞ります。
共有する情報の種類
- まだ手がつけられていないタスク
- 後日質問する予定があること
- 対応が遅れそうな業務
- 長期的な不在予定（休暇など）
伝えるタイミング
- 新しい依頼を受けた時に「これはすぐに着手できないな」と判断した瞬間
- 業務を進める中で「時間がかかりそう」「問題が起きそう」と気づいた時点
メッセージの書き方（これが重要！）
伝えたいことを明確にし、相手がすぐに理解できるよう、簡潔に、そして相手への配慮を忘れずに書きましょう。
- 【未着手タスク/予定進捗】
- 「〇〇の件、拝見しました。現在別件対応中のため、来週の木曜までに着手し、金曜には初稿をお送りできるかと思います。急ぎでしたらご相談ください。」
- 「〇〇プロジェクトの△△部分、現在XX作業中です。完了次第、明日の午前中にはレビュー依頼をしますね。」
- 【質問予定】
- 「△△の資料について、いくつか不明点があり、明日の午前中に詳細を詰めてご質問させていただくかもしれません。念のためお伝えしました。」
- 「□□システムのシステム仕様について、来週中に一度、詳細を確認させてください。具体的な質問事項は改めて整理してお送りします。」
- 【対応遅延】
- 「〇〇の件、予定より少し時間がかかっています。本日中の完了は難しいかもしれませんが、明日午前中にはご報告できるように進めています。」
- 【不在予定】
- 「〇月〇日〜〇日まで休暇をいただきます。緊急のご連絡は△△さんまでお願いします。」
このように、「いつ」「何を」「どうなるか」を明確に伝え、相手が次にどう動けばいいかを想像できるように促しましょう。
「先回り共有」で得られたリアルな変化：あなたの仕事が劇的に変わる
この「先回り共有」を実践することで、私自身、そしてチームにも驚くべき変化がありました。
業務がスムーズに！無駄なやり取りが激減
一番実感するのは、仕事が止まる時間が減ったことです。相手からの返事を待つ「イライラ」がほとんどなくなりました。また、自分の状況を伝えているので、チームメンバーが勝手に同じ作業を進めてしまう「重複作業」も激減。無駄な時間やメールのやり取りがなくなり、本来の業務に集中できるようになりました。
上司やチームとの信頼が深まった
以前、他社との打ち合わせ前に、上司に「こんな内容で話を進めようと思います」と自分の考えを先回りして共有したことがありました。その結果、実は上司と私とで認識にズレがあることが判明！事前に修正できたおかげで、打ち合わせは非常にスムーズに進み、無駄な確認や手戻りが一切ありませんでした。
このような経験を重ねることで、上司やチームメンバーとの間の「言った、言わない」がなくなり、お互いへの信頼感が深まったと強く感じています。
予期せぬフォローの恩恵も！
そして、これは期待していたわけではありませんが、相手への配慮を心がけていると、驚くことに相手からも自発的なフォローをもらえる機会が増えました。私が少し忙しい時に、「〇〇の件、私が確認しておきましょうか？」と声をかけてもらえるなど、自然な助け合いが生まれるようになったんです。これは「先回り共有」が生み出した、思わぬ嬉しい変化でした。
落とし穴に注意！「先回り共有」を成功させるための心構え
「先回り共有」は強力なツールですが、使い方を間違えると逆効果になることもあります。
以下のポイントに注意して、健全に実践しましょう。
「見返りを期待しない」マインドが超重要！
相手からフォローをしてもらえたらラッキー！くらいの気持ちでいましょう。「先回り共有したんだから、助けてくれるはず」という過度な期待は禁物です。もしフォローしてもらえなかった時、自分自身がストレスを感じたり、最悪の場合は相手を責めてしまい、信頼関係を壊すことにもなりかねません。あなたの「先回り共有」は、あくまで「自分がチームに貢献する行為」であり、見返りを求めない姿勢が、長期的な良好な関係を築く鍵です。
情報過多は逆効果！「伝えすぎ」を防ぐコツ
何でもかんでも細かく共有していると、今度は相手が「情報過多」になってしまい、かえってストレスを感じさせてしまいます。また、共有するあなた自身の業務時間も削られてしまいますよね。
- 情報の取捨選択が肝心
「この共有なしで、自分の業務は滞らないか？」
「認識のズレが起きて、後で大きな問題に発展しないか？」
この2つの基準で考えて、本当に必要な情報だけを共有するようにしましょう。 - 伝え方を工夫する
毎日何度もメッセージを送るのではなく、可能であれば1日の終わりにまとめて、箇条書きなどで簡潔に伝える工夫も有効です。 - 適切な相手に絞る
チーム全員に共有する必要があるのか、直属の上司や関係部署の担当者だけで十分なのかを考え、無関係な人に情報を送りつけないように配慮しましょう。
在宅ワークを成功させる「不安ゼロ」の未来へ
在宅ワークは、私たちの働き方に大きな変化をもたらしました。その中で「コミュニケーションの不安」は、多くのビジネスパーソンが直面する共通の課題です。
しかし、この課題は、今日ご紹介した「先回り共有」というシンプルなマインドセットと具体的な行動で、必ず乗り越えられます。
「予測可能性」を高め、お互いの「自律性」を尊重し、「返報性の原理」を引き出すこの共有術は、単なる業務効率化のテクニックではありません。それは、チームとの信頼関係を深め、より協力的な働く環境を築くための強力な礎となります。
あなたが「先回り共有」を実践することは、目の前の業務を円滑にするだけでなく、未来の自分とチームのために行動していることと同じです。小さな一歩が、あなたの在宅ワークを劇的に変え、ストレスを軽減し、そして、あなたの目標達成を力強く後押ししてくれるはずです。
さあ、今日から「先回り共有」をあなたのマインドセットの中心に据え、「不安ゼロ」で快適な在宅ワークを成功させましょう！
以上、提唱者からんでした。
私が実際に取り入れて、かなり仕事がやりやすくなったので、おすすめです！
ぜひ取り入れてみてくださいね
ではまた次回の記事でお会いしましょう。
